Wer träumt nicht davon, mehr Anerkennung für seine Arbeit zu bekommen und mehr Geld oder Befugnisse zu erhalten? Mitarbeiter der Lieferantenbuchhaltung haben besonders gute Chancen, genau das zu erreichen – besonders wenn die Bearbeitung von Eingangsrechnungen bislang vornehmlich manuell erfolgt.

Hier verraten wir Ihnen 5 praktikable Schritte, um den Heldenstatus zu erreichen:

Schritt 1: Ist-Zustand detailliert beschreiben

Nehmen Sie sich die Zeit, um routinierte Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung einmal genau zu dokumentieren:

  • Welche Schritte laufen konkret in welcher Reihenfolge ab?
  • Welche davon sind manuell?
  • Wie viele Eingangsrechnungen (elektronisch + per Post + über EDI) bekommen Sie und die Kollegen pro Tag bzw. im Monat?
  • Wie erfolgen die Workflows zu Genehmigung + Freigabe mit anderen Fachabteilungen?
  • Wie lange dauert die Bearbeitung insgesamt?
  • Wie werden die Dokumente abgelegt?

Wenn Sie Papierrechnungen buchen:

  • Wie erfolgt die Datenerfassung im ERP-System?
  • Wie viele Daten geben Sie ein und wie lange dauert das?

Das sind viele Fragen, oder?

Aber der Aufwand lohnt sich. Denn die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der stärksten Kostentreiber in Unternehmen und Organisationen. Sie liegen zwischen 1,90 und 12 Euro pro Stück, wie das Beratungsunternehmen PayStream Advisors im Oktober 2017 vorstellte.

Schritt 2: Kennzahlen gewinnen

Anhand der Ergebnisse aus Schritt 1 gewinnen Sie nun Kennzahlen, die Sie Ihrem Chef vorstellen können. Denn der ist immer auf der Suche nach Ansätzen, um den Aufwand und die Durchlaufzeiten zu senken, potenzielle Fehler zu vermeiden, den Status der Bearbeitung transparent darzustellen und Skonti zu ziehen. Je mehr die Rechnungslesung automatisiert ist, desto wahrscheinlich ist es, dass die Kosten erheblich sinken.

Am einfachsten lassen sich die Personalkosten für die Buchhaltung berechnen, wenn der nötige Aufwand beziffert ist. Andere Aufwände sind schwerer zu erfassen und umzulegen wie zum Beispiel die Kosten der Verteilung über Hauspost sowie der Aufwand für Genehmigungen und Freigaben.

Eine Automation der Verarbeitung eingehender Rechnungen rechnet sich immer. Der beste ROI ergibt sich ab einer Menge von 3.000 Rechnungen pro Monat mit der Tendenz: Je mehr Dokumente automatisiert ausgelesen werden, desto mehr sparen Sie.

Im Idealfall sieht der Ablauf so aus:

  • Lieferanten schicken Ihnen elektronische Rechnungen.
  • Die durchlaufen eine erweiterte Dokumentenerfassung. Die Software klassifiziert, extrahiert, validiert und exportiert gewonnene Daten direkt in Ihr ERP-System.
  • Die anschließenden Schritte laufen per digitalem Workflow ab.

Zu prüfen wäre zudem, ob sich die Rechnungslesung besser als Cloud-Lösung oder als Kauflizenz rechnet. Gerade bei kleineren Umfängen können Cloud und Capture-as-a-Service-Angebote kostengünstiger ausfallen.

Schritt 3: Daten verdichten

Heute sind viel zu viele Informationen verfügbar. Moderne Analyse-Tools helfen dabei, die nötigen Daten schnell zu finden und abzurufen. Entwerfen Sie einen Plan, der den aktuellen und einen idealen zukünftigen Zustand beschreibt.

Finden Sie heraus, wer Ihre Ideen unterstützen kann. Beispielsweise Ihre IT-Abteilung, ein Business Analyst oder Ihr Chef. Suchen Sie auch selbst nach passender Software und fragen beim Hersteller nach.

Schritt 4: Nutzen Sie Veränderungen als Chance

Es ist oft der Fall, aber niemand möchte darüber reden: Automation und Effizienzgewinn führen in der Regel dazu, dass weniger Personal benötigt wird. Aber es gibt einen Silberstreifen am Horizont. Denn monotone Arbeiten wie manuelle Dateneingaben erfüllen die Mitarbeiter selten. Stattdessen können sie andere, abwechslungsreichere und komplexere Aufgaben übernehmen.

Bei Prozess-Veränderungen kann schnell Verunsicherung aufkommen. Wenn Sie jedoch davon überzeugt sind, dass Automation das Arbeitsleben verbessert, können Sie sich zum Change Agent entwickeln. Eine positive und überzeugende Einstellung ist ein wichtiger Schritt und demonstriert dem Umfeld, dass Sie an der Spitze von Technologie und Innovation stehen. Sie werden zum Helden, der das Problem löst!

Schritt 5: Sprechen Sie über Ihre Erfolge

Wer eine fortschrittliche Plattform zur Dokumenten- und Datenerfassung nutzt, hat die viele Arbeit aus Schritt 1 nicht gescheut. Liegen erst einmal konkrete Zahlen vor, wird die hohe Arbeitslast in der Buchhaltung für alle sichtbar. Und das ist nötig, denn Chefs wollen Metriken; sie wollen Analysen; sie wollen konkrete Ergebnisse sehen.

Vielleicht fragen Sie sich nun, woher Sie die ganze Zeit nehmen sollen für die dargestellten Schritte? Ergreifen Sie die Initiative und werden Sie zum Helden Ihrer Lieferantenbuchhaltung. Und reden Sie mit den Kollegen, aber auch mit Außenstehenden über Ihre Erfolge. Eigenmarketing schadet nie und kann auch eine Case Study auf der Ephesoft Website bedeuten ebenso wie ein Interview in Ihrem Unternehmens-Newsletter oder vielleicht auch ein Bonus.

 

Für weitere Informationen darüber, wie die Ephesoft Transact Plattform dazu beitragen kann, Ihre Lieferantenbuchhaltung zu transformieren und Sie zum Helden werden, kontaktieren Sie uns gerne unter info.eu@ephesoft.com. 

Mehr erfahren Sie auch auf www.ephesoft.com/de/transact.