Vertragsdokumente sind von Natur aus komplex. Jeder der schon einmal einen Mietvertrag ausgehandelt hat, ein Partnerschaftsabkommen unterschrieben hat, eine Leistungsbeschreibung abgeändert oder die Änderung eines Kaufvertrages angefordert hat, kennt die Komplexität und Variabilität von Verträgen. Als Folge dessen gibt es auf dem Markt unzählige Produkte für das Vertragsmanagement sowie die Archivierung und Aktenverwaltung. Allerdings sind Anwendungen, welche diese Dokumenttypen verwalten nur in dem Umfang hilfreich, wie Metadaten beim Erstellen des Vertrages kodiert werden.

Immer mehr Unternehmen und Regierungsbehörden suchen nach Hilfsmitteln, um den überwiegend manuellen Prozess der Vorhaltung, Prüfung, Genehmigung und Lagerung von Verträgen im Vertragsmanagement zu automatisieren. Der Grund hierfür ist die Inkonsistenz von Vertragsdokumenten und die jeweilige Vertragssprache in Kombination mit der Weiterentwicklung von maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung.  Intelligente Tools zur Datenerfassung wie Ephesoft Smart Capture® können die Vertragsmanagement Strategien von Unternehmen, durch automatisierte Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion, erheblich unterstützen.

In diesen vier Schlüsselbereichen können Smart Document Capture und maschinelles Lernen dabei helfen, das Vertragsmanagement zu automatisieren: Compliance, Produktivität, Informationssuche und Kostenersparnis.

  1. Compliance

Behörden wie IASB (International Accounting Standards Board) und NARA (National Archives and Records Administration) haben klare Richtlinien für die Einhaltung von Verträgen und das Melden von im Vertrag ausgehandelten Informationen. Wie Vertragsdaten gehandhabt werden unterscheidet sich von Branche zu Branche. Allerdings erfordert die Komplexität der Verträge häufig, dass das Dokument geprüft, genehmigt und archiviert werden muss, was eine erhebliche menschliche Interaktion und manuelle Kontrolle erfordert.

Da es sich hierbei um unstrukturierte Dokumente handelt, sind herkömmliche Capture Tools eher ungeeignet, um wertvolle Daten wie Namen von Vertragspartnern, Datum der Vertragsunterschreibung oder Geschäftsbedingungen zu analysieren.

Die Nutzung einer intelligenten Dokumentenerfassungs- und Datenverarbeitungssoftware als Vertragsmanagement Tool, unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Branchenrichtlinien im Umgang mit Vertragsdokumenten. Die Ephesoft Plattform nutzt eine Kombination aus regelbasierter Extraktion, mehrdimensionaler Textanalyse und natürlicher Sprachverarbeitung zur automatischen und genauen Identifikation von Schlüsselinformationen in unstrukturierten Dokumenten. Dies kann für die Einhaltung von Vorschriften von Bedeutung sein.

  1. Erhöhte Produktivität durch Automatisierung

Ein Hauptvorteil von Vertragsmanagementsystemen besteht in der automatischen Verfolgung von Dokumentendaten wie Vertragsterminen und der Vertragspartei, um Benutzern Benachrichtigungen und Erinnerungen an Vertragsereignisse oder Dokumentenabläufe zu übermitteln. Aber ohne ein Front-End-Capture Tool welches in der Lage ist, die notwendigen Metadaten zu extrahieren, müssen Mitarbeiter oder Scandienstleister die Dokumente lesen und diese Informationen erfassen. Mit Verträgen die einen Umfang von wenigen bis hin zu hunderten haben können, kann dies eine äußerst mühsame Aufgabe sein.

Die Ephesoft Plattform nutzt Datenerkennungswerkzeuge wie Mustererkennung in Verbindung mit der Identifizierung von Ankerwerten, um wichtige Datenpunkte aus unstrukturierten Dokumenten präzise zu erkennen und zu extrahieren. Endbenutzer müssen nicht mehr manuell nach Metadaten suchen und diese eingeben, wie z. B das Vertragsausführungsdatum im Content Management System. Stattdessen arbeitet Ephesoft im Hintergrund und isoliert die Datenfelder innerhalb eines Dokumentes durch Abgleich mit regulären Ausdrücken, um anschließend das geeignete Datum durch Schlüsselwertpaarung oder einer anderen Extraktionsmethode auszuwählen. Eine Umstellung von einer manuellen Dateneingabe auf eine automatisierte Indexierung durch Ephesoft reduziert die Bearbeitungszeit von Dokumenten im Durchschnitt um 50-75%.

  1. Durchsuchbarkeit von Informationen

Eine Suchleiste ist nur so leistungsfähig wie die Datenbank oder das Repository, auf die sie zeigt. Die Suche nach Informationen über Vertragsdateien welche nur aus Bildern bestehen, kann eine erfolglose Angelegenheit sein, wenn umfassende Metadaten nicht ausgefüllt wurden und das Dokument nicht vollständig durchsuchbar gemacht wurde. Die Ephesoft Plattform fungiert als Content-Capture-Quelle für Dokumente, Aufzeichnungen oder Vertragsmanagementsysteme und konvertiert statische Dateien durch optische Zeichenerkennung in durchsuchbare Dokumente. Vertragsdaten werden, bevor sie an den finalen Speicherort weitergeleitet werden, durch Volltextanalyse und überwachtes maschinelles Lernen indiziert.

  1. Kostenersparnis

Umsatzrealisierung ist ein wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements. Den vertraglich vereinbarten Umsatz möchte man schnellstmöglich realisieren, um den ausgewiesenen Gewinn eines Unternehmens positiv zu beeinflussen.

Durch eine automatisierte Datenextraktion können Unternehmen Metadaten der Vertragsdokumente zuverlässig vorhalten. Dies erleichtert es, den Überblick über fällige Umsätze und Rechnungen zu behalten und so das Vertragspotenzial maximal auszuschöpfen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie gerne mehr erfahren? Besuchen Sie uns auf www.ephesoft.com oder schicken Sie uns eine E-Mail an info.eu@ephesoft.com für mehr Informationen darüber wie Ephesoft Smart Capture® die Metadaten eines Dokumentes identifiziert und wichtige Daten extrahiert und so zu einer Automatisierung des Vertragsmanagements beiträgt.