Eine effiziente Posteingangsverarbeitung erfordert einen sehr strukturierten und vordefinierten Arbeitsablauf. In diesem Zusammenhang haftet vielen Unternehmen ein – in Serien und Filmen oft zugespitztes – Stigma an, da die unternehmensinterne Verarbeitung der ein- und ausgehenden Kommunikation größtenteils, wenn nicht gar vollständig, manuell ausgeführt wird.


Dies ist umso mehr der Fall, als der Umfang der elektronischen Korrespondenz mit der Zahl an abzuwickelnden Geschäftsvorgängen zunimmt. Hochleistungsscanner und Multifunktionsgeräte ermöglichen die Digitalisierung der gesamten papierbasierten Eingangspost. Fax- und E-Mail-Server verarbeiten und digitalisieren einen Großteil der eingehenden Papierpost. Doch während sich der klassische Posteingang inzwischen immer mehr zu einer digitalen Poststelle gewandelt hat, gilt dies für die zugrundeliegenden arbeitsintensiven Prozesse zur Identifizierung von Inhalten, Indexierung von Metadaten und Weiterleitung von Dokumenten häufig nur bedingt.


Das manuelle Vorgehen wird zunehmend durch das Konzept der sogenannten Posteingangsautomatisierung verdrängt – einer Reihe von Prozessen basierend auf künstlicher Intelligenz (KI) oder Robotic Process Automation (RPA). RPA-Systeme „beobachten“ Anwender bei der Datenerfassung und Weiterleitung von Dokumenten und lernen anhand der verschiedenen Aufgabenaspekte, gesammelten Daten, Dokumententypen, Inhaltsquellen und anderer Prozesse, die menschlichen Interaktionen nachzuahmen. Hieraus ergeben sich ein oder mehrere transaktionsbezogene Geschäftsprozesse von der Rechnungserfassung über die Verarbeitung von Trade-Finance-Aktivitäten und Versicherungsansprüchen bis hin zur Kreditvergabe.


Nach Angaben des Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence können durch den Einsatz einer RPA-Lösung Personalkosten in Höhe von 20 bis 30 % eingespart werden. Doch die alleinige Einführung eines RPA-Systems zur Schaffung einer digitalen Poststelle schöpft unter Umständen nicht das ganze Potenzial aus, das durch die Automatisierung des Posteingangs und der transaktionsbezogenen Abläufe tatsächlich erreicht werden könnte.


Nur wenige RPA-Lösungen unterstützen eine Volltextanalyse von Briefen, E-Mails, Anhängen und Faxen, die zu den zahlreichen unstrukturierten Dokumenten zählen, die Unternehmen täglich erhalten. Schauen wir uns zum Beispiel an, wie ein RPA-System eine Rechnung analysiert. Anhand zentraler Dokumenteigenschaften wie der Absender-E-Mail-Adresse (sofern die Datei als Anlage an eine Kreditorenbuchhaltungs-E-Mail-Gruppe gesendet wurde), dem Dateinamen und dem Empfangsdatum entscheidet das RPA-System etwa, dass das Dokument der Kreditorenbuchhaltung zugewiesen werden soll. Doch auch die in der eigentlichen Rechnung enthaltenen Informationen können für den Workflow von Nutzen sein. Datenfelder wie die Gesamtrechnungssumme, die Lieferadresse oder auch einzelne in der Rechnung aufgeführte Positionen können beeinflussen, an wen die Rechnung weiterzuleiten ist und ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Die Verwendung von Daten, die von einem Smart Capture®-Tool wie Ephesoft Transact extrahiert werden, welches auf der Volltextanalyse von Dokumenteninhalten und Supervised Machine Learning basiert, erweitert die Möglichkeiten von RPA-Systemen, indem ein vollständigeres Bild der verarbeiteten Informationen erzeugt wird.

RPA Mailroom Digitization

Neben der Automatisierung des Posteingangs kann die Ephesoft-Plattform die Möglichkeiten von RPA-Systemen noch weiter ausreizen. So setzt ein Banking-Kunde die Plattform Ephesoft Transact in seiner Kreditabteilung beispielsweise als Anwendungserweiterung der RPA-Lösung Blue Prism ein.

In diesem Anwendungsszenario übernimmt Ephesoft die Frontend-Erfassung von Dokumenten und ermöglicht so die Klassifizierung der Inhalte, die Datenextraktion und den Export zu Blue Prism. Ein einfacher Datenexport gewährleistet die nahtlose Systemintegration zwischen den beiden Anwendungen. Von hier aus steuert Blue Prism den automatischen Workflow-Genehmigungsprozess und die Weiterleitung an das Backend-Dokumentenmanagementsystem. Ohne die initiale Dokumentenerfassung durch Ephesoft müssten viele der im Workflow genutzten Metadaten manuell indiziert werden.

Visualization of Ephesoft and Blue Prism integration

Sie planen, in Ihrem Unternehmen eine automatisierte Mailroom-Lösung zu implementieren oder wollen einfach nur die Effizienz Ihrer RPA-Systeme verbessern? Dank intelligenter Dokumentenerfassung, Datenextraktion mittels Supervised Machine Learning und einfacher Interoperabilität über Web Service APIs bietet Ihnen Ephesoft die optimale Lösung für Ihre Automatisierungsanforderungen.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne unter info.eu@ephesoft.com oder besuchen Sie uns auf unserer Website www.ephesoft.com.