Welchen Wert hat der Inhalt von Geschäftsdokumenten? Die meisten Organisationen können diese Frage nicht beantworten. Denn die enthaltenen Informationen existieren zumeist in unstrukturierter Form. Es fehlt an vier entscheidenden Elementen, um sie verwertbar zu machen: Klassifizierung, Metadaten, Durchsuchbarkeit und Korrelation.

Konsequente Einsicht und Verfügbarkeit von Dokumenten liefern aktuelle Einblicke in Kunden, Service, Trends, Risiken und Chancen. Der größtmögliche Nutzen dieser Inhalte ist dann vorhanden, wenn die vier Elemente optimal ineinandergreifen – quasi als Wissens-Katalysator. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick zu jedem der 4 Elemente.

Klassifikation

Klassifikation oder Kategorisierung von Dokumenten beantwortet die grundlegende Frage: „Was ist das?“ Wer den Dokument-Typ kennt, kann entscheiden,

  • welche Sicherheitsregeln greifen.
  • welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.
  • welche Bearbeitungsschritte anstehen.
  • welche Priorität der angestoßene Geschäftsvorgang hat.

Noch wichtiger ist die Möglichkeit, zusätzliche Wertelemente vergeben zu können: Für einen Vertrag spielen z. B. Laufzeit und Bedingungen eine Rolle, während bei einer Bestellung die Mengenstaffeln und Lieferzeiten relevant sind.

Diese individuelle Bewertung von Daten kann Organisationen dabei helfen, den Umgang mit Dokumenten zu maximieren und Qualität von Geschäftsentscheidungen zu erhöhen.

Metadaten

Extrahierte Schlüsseldaten, auch Attribute genannt, können sehr wertvoll sein – insbesondere dann, wenn sie für einen Dokumenttyp spezifisch definiert sind. Voraussetzung ist jedoch, dass solche Metadaten vollständig und korrekt erfasst sind. Ein Zahlendreher in der Rechnungsnummer ist also schlechter als keine.

Die Metadaten zu einem Dokument steuern den Kontext und ermöglichen einen automatisierten Prozess mit zentralen Funktionen wie:

  • Ablageort für das Dokument
  • Sicherheitsregeln
  • Metadatensuche
  • Arbeitsablauf
  • Geschäftsregeln und -aktionen
  • Genehmigungen und Routing
  • Compliance und Kontrolle

Durchsuchbarkeit

Nur wenn ein Dokument vollständig durchsuchbar ist, kann es vom Benutzer schnell gefunden werden. Ein Beispiel: 30.000 Belege zu digitalisieren und als PDF-Dateien im Netzwerk abzulegen, mag ein erster Schritt sein. Wenn sich die Inhalte jedoch nicht zeitnah durchsuchen lassen, sinkt der Nutzen erheblich.

Moderne Analyse-Plattformen bieten mehr als die Volltexterkennung: Sie erzeugen für jedes Dokument einen dimensionalen analytischen Fingerabdruck, der eine umfassende digitale Nutzung ermöglicht.

Korrelation

Die so genannten digitalen „Breadbrumbs“ verknüpfen die gewonnenen Daten so miteinander, dass wechselseitige Einflussfaktoren und kausale Zusammenhänge sichtbar werden. Dies kann manuell erfolgen, gestaltet sich dann jedoch extrem aufwändig. Mit passender Technologie läuft die Korrelation permanent im Hintergrund mit den Schritten:

  1. Definition des Verfahrens für Klassifikation und Extraktion.
  2. Umwandlung von unstrukturierten in strukturierte Daten.
  3. Zuordnung von Dokumentbeziehungen.
  4. Transfer in ein passendes Werkzeug zur Visualisierung.

Damit resultiert der Nutzwert der Korrelation auf allen zuvor genannten Elementen, wie dieses Beispiel zeigt: Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fragt ein Kunde bei seiner Bank, welche persönlichen Daten von ihm erhoben wurden. Die Bank muss nun sämtliche Dokumente finden und auflisten, die mit dem Kunden zu tun haben. Wenn die Bank die vier Elemente konsequent anwendet, hält sich der Aufwand in Grenzen. Wenn nicht, dürfte viel Handarbeit anstehen.

Wir beraten Sie gerne, wie eine individuelle Strategie aussieht, um den den maximalen Nutzen der Dokumenteninhalte erschließt. Kontaktieren Sie uns gerne über unser Formular oder per E-Mail an info.eu@ephesoft.com.

 

Erstmals publiziert auf DigitizingPolaris.com (Link: https://digitizingpolaris.com/4-elements-of-document-content-unlocking-your-content-value-e3a43e55eab2)