Die Abteilung für das kommunale Wohnungswesen der Regierung von Westaustralien, dem größten Anbieter von günstigem Wohnraum, Grundstücksentwicklung, Wohnungsbau und Immobilienmanagement entscheidet sich für die Ephesoft-Plattform. Der Systemintegrator und Lösungsexperte Process Automation Group (PAG) hat das innovative, intelligente Dokumentenerfassungssystem von Ephesoft implementiert.

Die Wohnungsbehörde hat mehr als 1.600 Mitarbeiter an 42 Standorten, bietet günstige, qualitativ hochwertige Wohnungen und arbeitet mit privaten, staatlichen und gemeinnützigen Partnern zusammen. Die Behörde bietet Wohnraum für finanziell schwächer gestellte Menschen, die sich sonst schwertun würden, zu mieten oder zu kaufen. Die Wohnungsbehörde verwaltet mehr als 36.000 Immobilien, die mehr als 64.000 Westaustralier beherbergen und ist damit der größte Vermieter in Westaustralien.

„Ephesoft freut sich, der Wohnungsbehörde von Westaustralien einen wichtigen Service zu bieten. Unser Ziel ist es, unseren Kunden zu helfen, ihre Dokumenten-, Daten- und Analyseprozesse zu beschleunigen und manuelle Prozesse zu minimieren. Die Plattform trägt nachweislich zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bei und ermöglicht Unternehmen, Daten zu nutzen und daraus weitere Erkenntnisse zu gewinnen „, sagte Andrew Rootes, Vice President, Asien-Pazifik und Japan bei Ephesoft.

Aufgrund ihres Umfangs generiert, erstellt und speichert die Wohnungsbehörde Millionen von Dokumenten jährlich. Sechs Millionen Briefe und Mitteilungen an ihre Mieter wurden im HP Enterprise Content Manager (ECM) ohne Einschränkungen oder Klassifizierung archiviert. Dies machte das Auffinden einzelner Dateien zu Immobilien unmöglich und die fehlende Klassifizierung erforderte eine dauerhafte Aufbewahrung, wodurch die Kosten für die Verwaltung von Datensätzen und die Unterstützung der zugehörigen Infrastruktur stiegen.

„Es war ein herausfordernder, schmerzhafter und kostspieliger Prozess, den wir seit Jahren versuchten zu lösen. Deshalb haben wir uns an PAG gewandt“, erklärte Sheryl Gourdis, Manager Corporate Information bei der Wohnungsbehörde. PAGs profunde Kenntnisse in der Extraktion von Dokumentendaten ermöglichten die Integration von Ephesoft Transact mit HP ECM und Kofax TotalAgility. Obwohl die Wohnungsbehörde das Erfassungs-System von Kofax bereits für ihren Mailroom nutzte, entschieden sie sich aufgrund der höheren Flexibilität und unbeschränkten Volumenlizenz bei der Dokumentenverarbeitung für Ephesoft Transact.

„Wir waren erleichtert, dass Ephesoft ein unbegrenztes Volumen bei der Dokumentenverarbeitung bietet. Darüber hinaus nutzt die moderne Plattform Tools für überwachtes maschinelles Lernen, um eine zuverlässige Klassifizierung zu ermöglichen. Unser Prozess ist effizienter, schneller und wir können Dokumente ganz einfach auffinden und damit einen besseren Service bieten“, sagte Gourdis. „PAG hat das System schnell implementiert und uns einen hervorragenden Service und ein erstklassiges Training geboten. Sie hatten Erfahrung mit Ephesoft zur Reduzierung manueller Prozesse, was unseren Anforderungen und unserem Budget entsprach. “

Im Rahmen des Projekts arbeitete PAG intensiv daran, die relevanten Metadaten automatisch mittels Fuzzy-Matching zu extrahieren. Dadurch enthält jedes Dokument seine entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie. Darüber hinaus verbessert das System die dezentralisierte Dokumentenverarbeitung mittels Multifunktionsgeräten.

Process Automation Group

PAG arbeitet seit mehreren Jahren mit der Wohnungsbehörde zusammen und hat sie bei anderen Projekten beraten. „Die Ephesoft-Plattform erfüllte alle Anforderungen für unseren Kunden. Nun, da ein optimierter Prozess in Kraft ist, erwarten wir, dass die Verarbeitungszyklen der Wohnungsbehörde deutlich kürzer werden. Wir konnten die Kosten unserer Kunden niedrig halten und gleichzeitig ihrer Behörde einen enormen Mehrwert bieten „, sagte Adam Niedzwiedz, Director bei PAG.