Vorteile der Dokumentenintelligenz in einer Microsoft-Umgebung

Stellen Sie sich eine Umgebung vor, in der alle Ihre Anwendungen (Content-Management, Workflows, ERP und CRM) auf Dokumentenintelligenz basieren. In dieser Umgebung „kennen“ Ihre Anwendungen die Inhalte der Dokumente mitsamt den wertvollen Informationen. Es gibt keine unstrukturierten, dunklen Daten mehr. Dafür erhalten Sie ein klares, prägnantes Bild verwertbarer Informationen aus den Dokumenten. Voraussetzung für diese neue Umgebung, mit der Neuland betreten wird, ist ein Mechanismus, mit dem die vier ausgeprägten Elemente der Dokumentenintelligenz deutlich werden:

  • Durchsuchbarkeit: In sämtlichen Dokumenten kann eine Volltextsuche erfolgen.
  • Klassifizierung: Der Dokumententyp ist bekannt.
  • Metadaten: Die Daten, die im jeweiligen Dokument von Interesse sind, werden offengelegt.
  • Korrelation: Dokumente können einfach zu anderen Dokumenten in Beziehung gesetzt werden.

(Mehr über diese vier Elemente: Dokumenteninhalte wertbringend nutzen)

In einer Microsoft-Umgebung kann dies vieles bedeuten, je nach Anwendung oder Technologie:

Content-Management (SharePoint)

Durch den Einsatz von Dokumentenintelligenz kann bei jedem Dokument, das in SharePoint abgelegt wird, eine Volltextsuche durchgeführt werden. Dokumente werden automatisch klassifiziert und die Dokumententypen sind bekannt. Spalten werden mit Metadaten gefüllt, die speziell für einen klassifizierten Dokumententyp extrahiert werden. Schließlich wird eine Korrelation durchgeführt, wobei zentrale Spaltenwerte Dokumenten zugeordnet werden.

Workflow (Flow, Nintex und K2)

Workflows werden nun noch intelligenter. Bei dokumentenlastigen Workflows können Verzweigungsentscheidungen aufgrund entsprechender Daten in den Dokumenten getroffen werden. Außerdem können stärker in die Tiefe gehende Regeln angewendet werden, um die manuelle Dateneingabe oder unnötige Wartezustände zu vermeiden. Durch API-Aufrufe von Dokumentenintelligenz als Web Services im Prozess, können die Prozesse einem Echtzeit-Feedback zu Dokumenteneigenschaften nahekommen.

Unternehmenssoftware (Dynamics)

Dokumente sind noch immer der Treibstoff, der Unternehmen am Laufen hält – seien es Rechnungen, Verträge, Arbeitsaufträge, Absatzquoten oder andere Dokumententypen. In allen Fällen müssen Daten in ein branchenspezifisches System eingegeben werden. Mithilfe der Dokumentenintelligenz kann die manuelle Dateneingabe und Erstellung von Datensätzen eliminiert werden. Gleichzeitig wird so der Grad der Automatisierung erhöht.

Überwachtes maschinelles Lernen und Big Data (Azure)

Die Auswertung großer Ablagesysteme mit Dokumenten, um diese mit Analytics auszuwerten, bietet einer Organisation unter Umständen enorme Vorteile. Zunächst liegen Daten in der Regel in unstrukturierten Formaten vor. Nach der Verarbeitung durch eine intelligente Dokumentenerfassung mit überwachtem maschinellen Lernen, können die strukturierten Daten für maschinelles Lernen, KI und RPA-Maßnahmen verwendet werden.

Wenn Sie Ihre Microsoft-Umgebung durch Dokumentenintelligenz automatisieren und bisher dunkle Daten sichtbar machen, profitieren Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Technologie wird intelligenter und „bewusster“. Welche Vorteile bietet dies? 

Die 4 wichtigsten Vorteile

  1. Kostensenkung und Zeitersparnis: Automatisierung ermöglicht Effizienz- und Produktivitätssteigerungen, durch die Sie insgesamt Kosten sparen können. Die manuelle Dateneingabe wird überflüssig und der Anteil von Prozessen, an denen Menschen beteiligt sind, nimmt ab.
  2. Saubere, vollständige und richtige Daten: Maschinen überspringen keine Felder und ziehen bei Bedarf Menschen hinzu, um Ausnahmen zu validieren oder zu bearbeiten. Das Ergebnis sind vollständige und richtige Daten, die jetzt oder später eingesetzt werden können.
  3. Besserer Kundenservice: Dokumentenintelligenz steht jeden Tag rund um die Uhr zur Verfügung. Sie verarbeitet Inhalte wesentlich schneller als Menschen. Die kurzen Durchlaufzeiten und die Möglichkeit, Daten auch außerhalb der Geschäftszeiten zu verarbeiten, ermöglicht einen schnellen und besseren Kundenservice.
  4. Wertvolle Mitarbeiter: Automatisierungstools können die Arbeitszufriedenheit verbessern, indem sie anspruchslose, langweilige Arbeit übernehmen. Mitarbeiter können sich somit auf Aufgaben konzentrieren, die Mehrwert schaffen. Mithilfe von Technologie können die Motivation und das Engagement von Mitarbeitern gesteigert werden.