Blog-Beitrag von Enno Lückel, 04.02.2016

Gutes neues Jahr – und neue Möglichkeiten für die Dokumenten-Erfassung

 

Die Zeiten ändern sich. Enno Lückel gibt einen Ausblick, was MFP-Hersteller und der Channel im Jahr 2016 erwarten können.

 

Obwohl sich meine Welt der Dokumenten-Erfassung nicht mehr nur auf MFP’s konzentriert, sind die Veränderungen der Technologie und ihre Ansätze spannend in diesem sehr dynamischen Markt. Im Rückblick auf das Jahr 2002 war das ein reiner Nischenmarkt mit wenig Aufmerksamkeit. Damals habe ich meine erste dezentrale Erfassungs-Lösung verkauft wieder mit HPs Digital Sender 9100C.

Im Jahr 2004 startete HP mit ihren ersten Multifunktionsdruckern (MFP) (LaserJet 4100 und 9000 MFP). Da war es immer noch schwer, Menschen davon zu überzeugen, solche Geräte zum Scannen zu verwenden. Aber die Zeiten veränderten sich schnell.

Scannen und ECM gehören zusammen, wie Scanner das Synonym für die Digitalisierung papierbasierter Informationen sind. Das Potenzial von MFPs als dezentraler Eingangskanal ist weit größer als bislang praktiziert.

Heute ist es üblich, MFPs zum Scannen von Dokumenten zu verwenden. Die klassischen Anwendungen sind „Scan-to-E-Mail“ und Scannen + Übergeben der Datei an einen bestimmten Ordner bzw. eine Applikation wie ein CRM-System.

 

Was ändert sich?

Die Multifunktionsgeräte werden immer schlauer. Entwickler von 3rd-Party-Anwendungen finden ideale Bedingungen vor, neue Funktionen zu ergänzen. Und damit erfüllen diese Geräte die meisten der Kunden-Anforderungen; vom Routing an Verzeichnisse oder auch DFS-Freigaben über Verschlüsselung und Scan-to-Microsoft Sharepoint als Standard-Funktion bis zur Cloud-Anbindung

Früher konnten sich die MFP-Hersteller und Fachhändler durch ihre Send-to-Angebote unterscheiden. Solche Funktionalitäten lieferte 3rd-Party-Capture-Software.
Heute entwickeln die MFP-Hersteller solche Lösungen zunehmend selbst und bieten sie auf Firmware-Ebene an.

 

Was kommt als nächstes?

Die Dokumenten-Klassifizierung und Daten-Extraktion laufen zwar effizient, können aber nicht darüber hinweg täuschen, dass noch viel Handarbeit nötig ist.
Denn seien wir mal ehrlich: Wie praktisch ist es für den Nutzer, die nötigen Metadaten am Gerät eingeben zu müssen? Viel besser ist es doch, wenn eine Software die komplette Informations-Gewinnung und -Verteilung an ECM- oder ERP-System übernimmt.

Für mich unterschätzen die Anbieter, welche Anforderungen sich der MFP-Community stellen. Beispiele sind flexiblere Lizenzmodelle, kleinere Auftragseinheiten und nicht zuletzt die technische Umsetzung von Kundenwünschen.

 

Was Ephesoft für 2016 plant

Gerade diese Anforderungen werden wir vorantreiben und damit Hersteller und Fachhandel unterstützen. Ephesoft Transact arbeitet im Hintergrund über eine Schnittstelle und ergänzt MFPs um wichtige Out-of-the-box-Funktionen, die den Automationsgrad erhöhen.
Wir berechnen für unsere Software keine Lizenz-Gebühren pro Benutzer, Geräte oder Dokumenten-Volumen – im Gegensatz zu allen üblichen Capture-Produkten.

Zudem lässt sich Ephesoft Transact mit Managed Print Services (MPS) Anwendungen für den Follow-me-to-Druck kombinieren. Die Integration erfolgt einfach per E-Mail, was die häufigen Probleme nicht unterstützter Geräte oder den Multi-Vendor-Support erspart.

Sobald Ephesoft Transact ein Dokument empfangen und klassifiziert hat – z.B. eine Rechnung, ein Vertrag oder Lebenslauf – werden die passenden Informationen extrahiert. Dokumente, die nicht automatisch erkannt werden, kann der angemeldete Benutzer bequem im Web-Browser ansehen und über seine Computer-Tastatur indizieren. Das ist deutlich komfortabler als über das MFP-Display Daten einzutippen und in Datenbanken nachzuschlagen.

Mit Ephesoft Transact können MFP-Wiederverkäufer ihren Kunden Mehrwert-Lösungen anbieten, sprich eine vollständige Automatisierung der Dokumenten-Erfassung. Das sichert Investitionen in moderne Geräte nachhaltig und hilft sowohl Herstellern als auch dem Channel, weitere Umsätze durch Geschäftsprozess-Dienstleistungen zu genieren.


Enno Lueckel
Geschäftsführer der deutschen Ephesoft GmbH
Vice President of Sales, EMEA and APAC
+49 170 571 8474

Kontakt zu Enno

Dieser Blog-Beitrag Happy New Year – and New Possibilities for the Document Capture Market! erschien zuerst in Englisch auf Ephesoft.com.

Source: Ephesoft.com Blog

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